نظم المعلومات الادارية
مقدمة:
مما لا شك فيه أن صناعة
الحاسب الآلي واختراعه أدَّت إلى ظهور ثروة معلوماتية أثرت على البشرية والعالم
أجمع بكافة مستوياته، سواء أكان على المستوى الثقافي، أم الصناعي، أم الاجتماعي،
أم السياسي، ويحقُّ بصدقٍ اعتبار الحاسب الإلكتروني من أهم منجزات العصر، وأكثر
هذه المنجزات تحكمًا بغيرها وتشابكًا معها؛
(الدعيلج، ١٤٣٢ هـ، ص ١٥٨)
ولأن الحاسب الآليَّ بكل
مكوناته وإمكانياته يُعد وسيلةً من أفضل الوسائل التي يمكن من خلالها تحقيق أعلى
درجات التقدُّم والرفاهية؛ سعَت معظمُ الدول المتقدمة حاليًّا - أو من تشدو ذلك -
إلى امتلاك الحاسب والتعامل معه، وإدخاله إلى مجتمعاتها؛ لأنه أصبح ضرورةً وليس
مِن قَبيل الترَف، كما أصبحَت التكنولوجيا أساس توزيع القوى السياسية على مستوى
العالم؛ (زكي، ٢٠٠٩ م، ص ٨).
ويؤكِّد التاريخُ أن ظهورَ
الحاسب كان على يَد المؤسسات التعليمة ورجالاتها، فهذا تشارلز بابدج عام ١٨١٤ م -
وهو أستاذ الرياضيات في جامعة كامبريدج - أولُ من صمَّم آلة تحليلية تتكون من
وحدات التغذية، والتخزين، وإظهار النتائج؛
(الدعيلج، ١٤٣٢ هـ، ص ٨٣) لذلك لا ضير أن تسعى
المؤسسات التربوية والتعليمية في الاستفادةِ من الحاسب وإدخاله إلى مجتمعها؛ حيث
إنه يعد أداةً ووسيلة تربوية قوية، لها مستقبلٌ عظيم في تحسين العملية التربوية
والتعليمية، وانتشار استخدامه أحدث ثورة كبيرة؛
(الفار، ٢٠٠٠ م، ص ٣١ ).
ويمكن الاستفادة من الحاسب في التعليم في ثلاثة مجالات:
١- استخدام الحاسب كمادة تعليمية.
٢- استخدام الحاسب كوسيلة
تعليمية.
٣- استخدام الحاسب في الشؤون
الإدارية للمؤسسات التعليمية والتربوية.
ولا ريب أن استخدام الحاسب في
المجالات الإدارية للمؤسسات التربوية يُعد من أهم المجالات؛ لِما له من بالغ
الأثر؛ لما يقدِّمه من خدماتٍ متنوعة في تيسير الأعمال الإدارية، وسهولتها، وسرعة
إنجازها، وضبطها، ودقَّتها، وجودتها، مما يعكس ذلك الأثر بشكلٍ مباشر أو غير مباشر
على العملية التعليمية
(سعادة والسرطاوي، ٢٠٠٣ م، ص
٢٣).
نظم
المعلومات الإدارية : (Management
Information Systems)
هي مجموعة من العناصر المرتبطة مع بعضها البعض، والهدف منها هو
جمع المعلومات حول شيء معين، لاتخاذ القرار المناسب، والخاص فيه، لذلك من المهم أن
تكون المعلومات التي يتم جمعها دقيقة، وواضحة، فإن أي تقصير أثناء عملية الجمع،
سوف يؤدي إلى عدم نجاح نظم المعلومات الإدارية في مهمتها. ترتبط نظم المعلومات
الإدارية، مع الواقع العملي في المؤسسات، والشركات، ويعتمد اتخاذ أي قرار داخل
بيئة العمل، على المعلومات التي يتم توفيرها، من قبل فريق عمل مهمته جمع
المعلومات، ويجب أن يتصف بالدقة، والخبرة، حتى يتمكن من الاستفادة من التجارب
السابقة، وتجنب اختيار أية معلومات لا تفيد في أية قرارات جديدة، مما يساهم في
نجاح عملية صنع القرار، بأسلوب يتسم بالكفاءة، والفاعلية.
هو علم
ذات طابع تكنولوجي إداري حديث مهم في العصر الحالي فهو يجمع ما بين تقنية
المعلومات وعلوم الحاسبات والإدارة، ويمكن من خلاله تجاوز المشكلات والمصاعب التي
تربط بين تكنولوجيا المعلومات وإدارة الشركات. كما يدخل في العديد من المهام
والوظائف كبرمجة وتطوير وإنشاء التطبيقات والمشاريع التكنولوجية.
بأنها مجموعة من الأنظمة المحوسبة، التي صممت من أجل خدمة
المدراء في المؤسسة، ومساعدتهم على عرض كافة المعلومات التي تتعلق بالعمليات
الداخلية، وتأثيراتها الداخلية والخارجية بطريقة واضحة ومنظمة، بالإضافة إلى أن
نظم المعلومات الإدارية تدعم مراحل التخطيط، وتوفير البيانات الضرورية بالوقت
المناسب لاتخاذ القرارات الفعالة والحكيمة.
وهي عبارة عن قاعدة بيانات محوسبة للمعلومات، تُنظّم وتبرمج
بطريقة منتظمة، ثم تُنتج التقارير عن العمليات لكلّ مستوى من مستويات الإدارة في
الشركة، إذ يمكن الحصول على التقارير من النظام بسهولة كبيرة، ويعد الغرض الرئيسي
من نظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المدراء التغذية الراجعة حول أمور الشركة
وآدائهم فيها، ويمكن للإدراة العليا مراقبة الشركة كاملة فقط عن طريق هذا النظام،
كما ويُظهر هذا النظام المعلومات كافة حول النتائج الفعلية والخطة الموضوعة
مسبقًا، الأمر الذي يسمح بقياس كيفية سير العمل في الشركة نحو الأهداف المرجوة،
ويجمع نظام MIS البيانات من وحدات الشركة
كافة، إذ تُجمع البيانات تلقائيًا من إعدادات السحب المرتبطة بالكمبيوتر، وذلك ضمن
فترات زمنية دورية، أو تُطلب مباشرة من النظام، وتوجد العديد من الأنظمة المتطورة
التي يمكن أن يختارها المدراء كلّ حسب حاجات شركته.
أهمية نظم المعلومات الإدارية :
تفيد نظم المعلومات الإدراية بأمور كثيرة،
المساعدة على إدارة البيانات: تساعد نظم المعلومات الإدارية في الحفاظ على
بيانات الأعمال والشركات الهامة، وإدارتها للمساعدة في اتخاذ القرارات المُعقدة
والمفاجئة من قبل الإدارة، إذ تُخزّن المعلومات الهامة بطريقة منظمة وسهلة ليتمكن
المدراء من الوصول إليها بسرعة فائقة بأمر من الإدارة إذا لزم الأمر.
المساعدة على
التحليل: تحتاج الشركات إلى وضع خطط
للحالات الطارئة، والتخطيط الاستراتيجي وتحديد الأهداف المستقبلية، كما أنه من الضروري
الحصول على تقارير دقيقة حول اتجاهات السوق السائدة، وتستخدم نظم المعلومات
الإدراية العديد من الأدوات الرياضية لتحليل اتجاه السوق الحالي والتنبؤ بالاتجهات
المستقبلية بناءً على هذه المعلومات. المساعدة على التخطيط الاستراتيجي: إذ تلعب تقارير نظم المعلومات الإدارية دورًا
مهمًا في الخطيط الإستراتيجي للشركة، ويساعد على تحديد الاحتياجات المستقبلية لها،
وصياغة الأهداف الأساسية لهذه المعلومات، كما أن تقرير نظم المعلومات الإدارية
مفيد لتحري الموارد المطلوبة لتحقيق أهداف الشركة، وبالتالي من الضروري أن تكون المعلومات
التي تقدمها نظم المعلومات الإدارية إلى جانب التقارير موثوقة ودقيقة.
المساعدة على تحديد الأهداف: يعد تحديد أهداف الشركة أمر بالغ الأهمية لضمان
نجاحها، إذ تتطلب هذه المرحلة الكثير من البحث والتطوير؛ نظرًا لأن المعلومات
المقدمة في التقارير من نظم المعلومات الإدارية تستند إلى تحليل البيانات الحالية،
وبالتالي تعد مناسبة لوضع خطة، كما تشمل تقارير نظم المعلومات الإدارية تحليل
اتجاهات السوق الحالي، والتنبؤ بالاتجاه المستقبلي، وتجدر الإشارة إلى أنه من
الصعب جدًا على أي شركة إهمال نظم المعلومات الإدارية وإعداد التقارير.
المساعدة على
تحديد المشكلة: توفر نظم المعلومات
الإدارية جميع الأمور التي تتعلق بالأنشطة التجارية للشركة، وفي حال ظهور أي مشكلة
أمام الإدارة فإن تقارير النظم ستكون مفيدة جدًا بهذه الحالة، ومفيدة في إيجاد
الحلول للمشاكل. المساعدة على زيادة الكفاءة: تستخدم نظم المعلومات الإدارية في
إعداد التقارير، وصياغة الأهداف الإستراتيجية للشركات، كما يمكن تقييم آداء
الأعمال بمساعدة تقارير نظم المعلومات الإدارية، وبالتالي يلعب دورًا حيويًا في
زيارة كفاءة الشركة.
خطوات تطوير نظم المعلومات:
تمر عملية تطوير نظم
المعلومات بعدة مراحلة متتابعة
دراسة الجدوى: وهي المرحلة التي يدرس فيها محلل المعلومات حاجة
الإدارة إلى وجود نظام معلومات جديد وقابل للتحقيق، فقد يكون من الضروري عدم تطوير
نظام جديد والاكتفاء بتطوير النظام الحالي وتحديثه. التحليل: وهي المرحلة التي
يجمع فيها متخصصو تكنولوجيا المعلومات متطلبات العمل لفهمها ومناقشة المهام التي
يتعين عليهم آداءها. التصميم: وهي المرحلة التي يُنشأ فيها مخطط للنظام
يتضمن البنية الفنية الشاملة للاتصالات والأجهزة والبرامج المناسبة له
التطوير والاختبار: وهي المرحلة التي تُبنى
فيها التقنية وقواعد البيانات والبرامج المطلوبة للنظام، بالإضافة إلى أنها
المرحلة التي يُختبر فيها النظام لمقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المتوقعة. التنفيذ:
وهي المرحلة التي يُستخدم فيها النظام من قِبل القوى العاملة في الشركة. التقييم:
وهي المرحلة التي تُقيم فيها فعالية النظام.
الصيانة: وهي المرحلة التي يحتاج فيها النظام إلى
تعزيز لتحقيق أهداف الشركة المرجوة من خلاله.
التقارير الصادرة عن نظم
المعلومات الإدارية:
تقارير دورية Periodic
Reports: : وهي التقارير التي يتم إصدارها كل مدة زمنية محددة، بحيث تعرض
معلومات تساعد على اتخاذ القرارات.
تقاريرخاصة : Special Purpose
Reports: والتي لا تصدر بوقت معين، وإنما يتم إصدارها وفق طلب مستخدم النظام في
أواقات الحاجة لاتخاذ قرارات عاجلة وطارئة لبحث موضوع معين.
معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة :
1. الدقة في جمع المعلومات والبيانات الصحيحة.
2. حداثة المعلومات.
3. التكامل في المعلومات الخاصة بغرض معين.
4. الإيجاز بالمعلومات باستثناء بعض المعلومات، أو النشاطات المخطط لها حسب
الحاجة. الارتباط والملاءمة في أسلوب العمل.
5. سهولة جمع المعلومات والحصول عليها.
تعليقات
إرسال تعليق